Jakarta:(Globalnews.id)- Lembaga Pengelola Dana Bergulir Koperasi, Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (LPDB-KUMKM) tengah bersiap menuju akreditasi kearsipan lembaga tahun 2022. Persiapan telah mencapai 80 persen dari sisi sarana dan prasarana kearsipan, sumber daya kearsipan, kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip baik fisik dan elektronik, serta organisasi kearsipan.

Demikian disampaikan Direktur Umum dan Hukum LPDB-KUMKM Jaenal Aripin saat bertemu dengan Direktur Akuisisi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Rudi Anton di Jakarta, Selasa (7/12). Bersama Kepala Divisi Umum LPDB-KUMKM Saefudin dan Kepala Subdivisi Tata Usaha LPDB-KUMKM Hanna Christianti, pertemuan ini membahas terkait proses pengelolaan arsip di LPDB-KUMKM agar tersentralisasi dan menjadi satu pengarsipan yang utuh.

Jaenal mengatakan, LPDB-KUMKM sebagai lembaga negara harus berhati-hati dalam mengelola arsip, bukan hanya sekadar merapikan, namun optimal dalam pengelolaan dokumen. “LPDB-KUMKM sadar akan pentingnya arsip, bukan hanya pengelolaan arsip saja, melainkan juga dari aplikasi,” kata Jaenal.

Senada dengan Jaenal, Rudi Anton juga menekankan akan pentingnya pengelolaan kearsipan di Kementerian dan Lembaga negara (K/L). Selain merumuskan kebijakan, kemauan di internal juga harus diperbaiki dan disempurnakan, baik dari aspek sumber daya manusia, aspek pengelolaan arsip, dan aspek sarana dan prasarana.

“Hal-hal ini harus di-assesment dan diukur, sehingga apabila nilai atau angkanya sudah ketemu, baru dilakukan perbaikan diinternal segera. Hal ini juga harus didukung oleh Manajemen, mengenai bagaimana standar-standar ditetapkan dalam pengelolaan arsip,” jelas Rudi.

Rudi melanjutkan, yang terpenting dalam proses akreditasi itu adalah persiapannya, yaitu terkelolanya arsip dengan baik dan terberkaskan menjadi satu kesatuan informasi yang utuh, sarana dan prasarana serta tersedianya instrumen kearsipan atau biasa disebut “4 pilar kearsipan” yang meliputi pedoman tata naskah dinas, jadwal retensi arsip, klasifikasi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Dalam Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, diatur bahwa Kementerian/Lembaga wajib mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA). “Konsep 3 in 1, yaitu klasifikasi, jadwal retensi, dan sistem klasifikasi keamanan akses harus menyatu, yang mengikat adalah kode klasifikasi dan jenis arsip pun harus terkoneksi. Tidak mungkin membangun aplikasi kalau tiga pilar ini tidak terhubung,” kata Rudi.

Dalam kearsipan, lanjut Rudi, dokumen proses pengajuan pinjaman mitra LPDB-KUMKM dari awal sampai akhir arsipnya harus menyatu secara fisik. Sehingga ketika menerapkan sistem aplikasi langsung terangkut jadi satu, baik nantinya akan menjadi arsip inaktif maupun dimusnahkan atau dipermanenkan sesuai dengan retensi yang telah ditetapkan.

Rudi menjelaskan bahwa dalam UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 pada pasal 40 disebutkan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam menyelenggarakan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

Selain itu, pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara harus dilaksanakan sesuai dengan kaidah kearsipan yang meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip.

Terkait akreditasi kearsipan LPDB-KUMKM yang akan dilakukan di tahun 2022, hal ini dibutuhkan agar LPDB-KUMKM mendapatkan pengakuan secara nasional terkait pengelolaan kearsipan sesuai dengan UU Nomor 43 tahun 2009. Dengan adanya akreditasi tersebut akan menjadi tonggak bersejarah perubahan pengelolaan arsip menjadi lebih baik dan tersentralisasi. Pembenahan pengelolaan arsip LPDB-KUMKM menjadi sentralisasi telah dilakukan sejak tahun 2020.

Oleh karena itu, LPDB-KUMKM membutuhkan bimbingan, konsultasi, dan pengawasan dari lembaga kearsipan nasional seperti ANRI agar proses persiapan menuju akreditasi kearsipan LPDB-KUMKM Tahun 2022 berjalan sesuai dengan prosedur dan kaidah UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.(Jef)